Politique de confidentialité
FileWorld
La présente politique complète les conditions générales du Site, dont elle fait partie intégrante, pour vous informer sur le traitement des données à caractère personnel sur le Site.
1. DÉFINITIONS
Les termes commençant par une majuscule renvoient aux définitions suivantes :
La "Société" ou "nous " désigne la société HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Suisse - help@fileworld.co.
Le " Site " désigne le(s) site(s) internet accessible(s) par le lien URL https://fileworld.co et leur(s) éventuel(s) sous-site(s) permettant d'accéder à un espace de consultation de contenu, un espace réservé aux clients, etc. mis à disposition par la Société.
" Vous " désigne les personnes concernées par le Traitement effectué sur le Site (utilisateurs, prospects, clients, etc.).
La"Politique" désigne la présente politique de confidentialité.
"Données" désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ("la personne concernée"), directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne, etc.
Le terme "traitement" désigne toute opération appliquée aux données (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, communication par transmission, diffusion, suppression, etc.)
Le "Responsable du traitement" est la personne qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement, et le "Processeur de données" est la personne qui traite les données pour le compte du Responsable du traitement. Sur le site, sauf indication contraire, nous sommes responsables du traitement des données.
Un " Destinataire " est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
La " Réglementation " fait référence au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (" RGPD ") ; à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; aux règles applicables à la prospection commerciale énoncées dans le Code des postes et télécommunications, et plus généralement aux lois et règlements applicables aux Traitements de Données que nous effectuons.
2. SITE WEB DE LA SOCIETE ET PROSPECTION COMMERCIALE
HelloSoftware SA agit en tant que Responsable de traitement, chargé de collecter, traiter et stocker les données personnelles en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données afin d'assurer la protection de votre vie privée
Le Site présente les activités de notre Société et différents formulaires (contact, inscription à la newsletter, etc.). En remplissant les formulaires et en communiquant avec nous via le Site, vous nous transmettez les catégories d'informations suivantes :
- Données d'identité: civilité/genre ; nom ; prénom ; et de manière facultative, nous pouvons vous demander votre date de naissance afin de vous proposer des offres d'anniversaire ;
- Données de contact et de correspondance: adresse électronique ; adresse postale (adresse, code postal, ville) ; numéro de téléphone ; en cas de demande de service client, la nature et le contenu de votre demande.
- Avis et contributions: pseudonyme, date de l'avis, contenu de l'avis, produit ou service concerné, photo de profil jointe à l'avis, le cas échéant ; La Société peut enrichir son Site en collectant et en republiant les avis et contributions exprimés par ses clients sur d'autres sites (notamment les réseaux sociaux) lorsque ces contributions sont librement accessibles au public ;
- Les données nécessaires à des fins de fidélisation, de prospection, d'études, de sondages, de tests de produits et d'actions promotionnelles ;
- Les données relatives à l'organisation et au traitement des concours, des loteries et de toute opération promotionnelle ;
- Les données collectées dans le cadre de l'exercice des droits prévus par la réglementation.
Conformément à nos intérêts légitimes, et lorsque cela est nécessaire pour l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou d'un contrat, nous traitons les données susmentionnées aux fins suivantes :
- Présentation des produits et services de la Société ;
- Gestion, traitement et suivi des demandes et échanges avec la Société, via le Site (le cas échéant en vous proposant un chatbot, un outil de réservation d'appels, etc ;)
- Gestion de la relation avec les prospects ;
- Gestion des avis des personnes sur les produits, services ou contenus de la Société ;
- Prospection et/ou envoi d'informations, gestion d'opérations de prospection technique, sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, prospection, sondages, tests de produits, etc ;
- Organisation de concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle sur le Site.
Les données utilisées pour la gestion de la prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif du prospect ou du client, et plus tôt si vous retirez votre consentement à recevoir des messages de notre part. Les données relatives aux avis et contributions sont conservées pendant la durée de l'accès public à l'avis sur le site.
Conformément à nos obligations légales, les données d'identité et de contact seront également traitées aux fins suivantes :
- Mise à jour de ses fichiers de prospection par l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du Code de la consommation
- Gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition, et plus généralement des droits décrits dans la Politique.
3. ABONNEMENTS EN LIGNE
Le Site vous permet de vous abonner en ligne, ce qui nous amène à traiter les Données suivantes :
- Données d'identité et de contact
- Données relatives à la relation contractuelle et commerciale: Détail du contenu de la commande ; Échanges précontractuels et relatifs à la commande (objet, date, etc.) ; Communications avec la Société.
- Données de paiement et de transaction: date de la transaction, montant, mode de paiement, numéro de commande, données de facturation ;
Ces informations sont nécessaires à la gestion de notre fichier clients-prospects, et plus particulièrement aux fins suivantes conformément à nos Conditions Générales acceptées lors de la commande sur le Site et à nos obligations légales :
- Effectuer les opérations relatives à la gestion des fichiers concernant : les abonnements ; les commandes ; la livraison du produit ou du service ; les garanties légales et commerciales ; les factures ; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale (service après-vente) y compris pour les avis sur les offres de la Société ;
- La prévention et la lutte contre la fraude et la fraude au paiement, notamment la fraude à la carte de crédit ;
- La gestion des impayés et des litiges, sous réserve qu'ils ne concernent pas des infractions et/ou qu'ils ne conduisent pas à exclure une personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat.
Paiement sécurisé. Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte de crédit sont traités par nos prestataires de services de paiement ("PSP"), comme indiqué dans nos conditions générales ou sur la page de commande de nos produits et services. Nous utilisons un système de cryptage SSL pour protéger vos données personnelles et les moyens de paiement utilisés. A aucun moment nous n'avons un accès direct à vos coordonnées bancaires par ce biais.
Durée de conservation. Les données personnelles que nous traitons sont conservées pendant les périodes indiquées dans le tableau ci-dessous.
| Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|
| Données traitées à des fins de prospection commerciale | 3 ans à compter du dernier comportement actif du prospect ou de la collecte des Données |
| Données nécessaires au traitement de votre commande et à la gestion des relations contractuelles et commerciales | 3 ans à compter du dernier comportement actif du client ou, à défaut, de la fin de la relation contractuelle. Pour les documents comptables (bons de commande, bons de livraison, factures clients) : 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable |
| Bons de commande inférieurs à 120,00 euros | 5 ans à compter de la conclusion du contrat. |
| Commandes d'achat supérieures à 120,00 euros | 10 ans à compter de la date de livraison ou de prestation. |
| Coordonnées bancaires : en cas de paiement unique | 13 mois pour les cartes de paiement à débit immédiat et 15 mois pour les cartes de paiement à débit différé à compter de la date de débit (afin de pouvoir répondre à un éventuel litige) |
| Coordonnées bancaires : pour les abonnements tacitement renouvelables | 13 mois pour les cartes à débit immédiat et 15 mois pour les cartes à débit différé, à compter de la date de débit du dernier paiement dû à la fin de la période d'abonnement (pour répondre à d'éventuels litiges) |
4. CRÉATION D'UN COMPTE
Un compte personnel est automatiquement créé sur la base des informations fournies lors de votre commande sur le Site.
Pour la mise à disposition et la gestion du compte, les informations suivantes seront traitées :
- Données d'identité et de contact
- Données de connexion au compte: nom d'utilisateur, mot de passe ; ces données peuvent être enregistrées automatiquement sur le site uniquement si vous donnez votre accord via les paramètres de votre navigateur ;
- Données relatives à l'accès au compte et à son utilisation: Adresse IP, heure de connexion, durée de la connexion, paramètres du compte, données relatives à l'utilisation des fonctionnalités du compte.
