Politique de Confidentialité
FileWorld
Cette politique complète les Conditions Générales du Site, dont elle est une partie intégrante, pour vous informer du traitement des données personnelles sur le Site.
1. DÉFINITIONS
Les termes commençant par une lettre majuscule renvoient aux définitions suivantes :
La « Société » ou « nous » désigne la société HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Suisse - help@fileworld.co.
Le « Site » désigne le ou les sites Web accessibles via le lien URL https://fileworld.co et les éventuels sous-sites permettant l'accès à un tableau de bord de contenu, à un espace client, etc. fourni par la Société.
le terme « Vous » désigne les personnes concernées par le Traitement réalisé sur le Site (utilisateurs, prospects, clients, etc.).
La « Politique » désigne la présente politique de protection de la vie privée.
« Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée »), directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne, etc.) ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité.
« Traitement » désigne toute opération effectuée sur les Données (collecte, enregistrement, organisation, stockage, adaptation, communication par transmission, diffusion, suppression, etc.)
Un « Responsable du Traitement » est la personne qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement, et un « Sous-traitant » est la personne qui traite les Données pour le compte du Responsable du Traitement. Sur le Site, sauf indication contraire, nous agissons en tant que Responsable du Traitement.
Un « Destinataire » est toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme auquel les données personnelles sont divulguées, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
La « Réglementation » désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») ; la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; les règles applicables à la prospection commerciale prévues par le Code postal et des télécommunications, et de manière générale les lois et règlements applicables au Traitement des Données que nous effectuons.
2. SITE WEB DE L'ENTREPRISE ET PROSPECTION COMMERCIALE
HelloSoftware SA agit en tant que Responsable du Traitement, responsable de la collecte, du traitement et du stockage des données personnelles en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données afin de protéger votre vie privée
Le Site présente les activités de notre Société et divers formulaires (contact, abonnement à la newsletter, etc.). En remplissant ces formulaires et en communiquant avec nous via le Site, vous nous envoyez les catégories d'informations suivantes :
- Données d'identité : civilité/genre ; nom de famille ; prénom ; et, optionnellement, nous pouvons vous demander votre date de naissance afin de vous envoyer des offres d'anniversaire ;
- Données de contact et de correspondance : adresse e-mail ; adresse postale (rue, code postal, ville) ; numéro de téléphone ; en cas de demande de service client, la nature et le contenu de votre demande.
- Avis et contributions : nom d'utilisateur, date de l'avis, contenu de l'avis, produit ou service concerné, photo de profil jointe à l'avis, le cas échéant ; la Société peut enrichir son Site en collectant et en republiant les avis et contributions publiés par ses clients sur d'autres sites (en particulier sur les réseaux sociaux) lorsque ces contributions sont accessibles au public ;
- Données requises pour la fidélité, la génération de leads, les études, les enquêtes, les tests de produits et les campagnes promotionnelles ;
- Données relatives à l'organisation et au traitement des concours, loteries et autres opérations promotionnelles ;
- Données collectées en relation avec l'exercice des droits prévus par la réglementation.
Conformément à nos intérêts légitimes, et où nécessaire pour l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou d'un contrat, nous traitons les données susmentionnées aux fins suivantes :
- Présentation des produits et services de la Société ;
- Gestion, traitement et suivi des demandes et interactions avec la Société, via la Plateforme (le cas échéant en vous proposant un chatbot, un outil de réservation d'appel, etc.) ;
- Gestion de la relation avec les prospects ;
- Gestion des avis des utilisateurs sur les produits, services ou contenu de la Société ;
- Génération de leads et/ou envoi d'informations, gestion des campagnes de prospection technique, sélection des utilisateurs pour effectuer des actions de fidélité, prospection, enquêtes, tests de produits, etc. ;
- Organisation de concours, loteries ou autres opérations promotionnelles sur la Plateforme.
Les données utilisées pour gérer la prospection commerciale sont conservées pendant une période maximale de trois ans à partir du dernier contact actif du prospect ou client, et avant si vous retirez votre consentement pour recevoir des messages de notre part. Les données relatives aux avis et contributions sont conservées aussi longtemps que l'avis reste accessible au public sur le site.
Conformément à nos obligations légales, les données d'identité et de contact seront également traitées aux fins suivantes :
- Mise à jour de nos fichiers de prospection par l'organisme chargé de gérer la liste d'opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du Code de la consommation
- Gestion des demandes d'exercice des droits d'accès, de rectification et d'opposition, et plus généralement des droits décrits dans la Politique.
3. ABONNEMENTS EN LIGNE
La Plateforme vous permet de vous abonner en ligne, ce qui nous amène à traiter les Données suivantes :
- Données d'identité et de contact
- Données relatives à la relation contractuelle et commerciale : Détails du contenu de la commande ; échanges précontractuels et ceux relatifs à la commande (objet, date, etc.) ; communications avec la Société.
- Données de paiement et de transaction : date de transaction, montant, méthode de paiement, numéro de commande, données de facturation ;
Ces informations sont requises pour gérer notre base de données client-prospect, et plus spécifiquement pour les fins suivantes conformément à nos Conditions Générales acceptées lors de la passation de la commande sur la Plateforme et à nos obligations légales :
- Réalisation des opérations relatives à la gestion des fichiers concernant : les abonnements ; les commandes ; la livraison du produit ou du service ; les garanties légales et commerciales ; les factures ; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale (service après-vente) y compris les avis des offres de la Société ;
- Prévention et lutte contre la fraude et la fraude au paiement, y compris la fraude à la carte de crédit ;
- Gestion des montants impayés et des litiges, à condition qu'ils ne concernent pas des infractions et/ou ne conduisent pas une personne à être privée d'un droit, d'un avantage ou d'un contrat.
Paiement sécurisé. Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte de crédit sont traités par nos prestataires de services de paiement (« PSP »), comme indiqué dans nos conditions générales ou sur la page de commande de nos produits et services. Nous utilisons un système de chiffrement SSL pour protéger vos données personnelles et les méthodes de paiement utilisées. Nous n'avons jamais accès direct à vos coordonnées bancaires par ce canal.
Période de conservation. Les données personnelles que nous traitons sont conservées pendant les périodes indiquées dans le tableau ci-dessous.
| Données concernées | Période de conservation |
|---|---|
| Données traitées à des fins de prospection commerciale | 3 ans à partir du dernier comportement actif du prospect ou de la collecte des données |
| Données nécessaires au traitement de votre commande et à la gestion des relations contractuelles et commerciales | 3 ans à partir du dernier comportement actif du client ou, à défaut, de la fin de la relation contractuelle. Pour les documents comptables (bons de commande, bons de livraison, factures clients) : 10 ans à partir de la fin de l'année financière |
| Bons de commande inférieurs à 120,00 € | 5 ans à partir de la conclusion du contrat. |
| Bons de commande supérieurs à 120,00 € | 10 ans à partir de la date de livraison ou de prestation. |
| Coordonnées bancaires : en cas de paiement unique | 13 mois pour les cartes de débit immédiat et 15 mois pour les cartes de débit différé à partir de la date du débit (pour faire face à tout litige) |
| Coordonnées bancaires : pour les abonnements avec renouvellement tacite | 13 mois pour les cartes de débit immédiat et 15 mois pour les cartes de débit différé à partir de la date du débit du dernier paiement dû à la fin de la période d'abonnement (pour faire face à tout litige) |
4. CRÉATION DE COMPTE
Un compte personnel est créé automatiquement sur la base des informations fournies lors de la passation de votre commande sur la Plateforme.
Pour fournir et gérer le compte, les informations suivantes seront traitées :
- Données d'identité et de contact
- Données de connexion au compte : nom d'utilisateur, mot de passe ; qui peuvent être enregistrés automatiquement sur la Plateforme uniquement si vous donnez votre consentement via les paramètres de votre navigateur ;
- Données d'accès et d'utilisation du compte : adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, paramètres du compte, données relatives à l'utilisation des fonctionnalités du compte.
5. UTILISATION DES COOKIES
Lorsque vous visitez notre plateforme, des cookies et des technologies similaires peuvent être placés sur votre appareil, sous réserve de votre consentement lorsque requis par la loi. Les cookies sont de petits fichiers texte qui nous permettent de reconnaître votre navigateur, de stocker des informations et de suivre certaines données liées à votre utilisation du site.
Nous utilisons différentes catégories de cookies :
5.1 Cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils sont généralement définis en réponse à des actions que vous entreprendre, telles que le remplissage de formulaires ou la définition de préférences de confidentialité.
5.2 Cookies d'analyse
Ces cookies nous permettent de mesurer le trafic et l'utilisation afin d'améliorer les performances du site.
| ID du cookie | Fournisseur | Objectif | Durée du cookie |
|---|---|---|---|
| CLID | Microsoft Clarity | Stocke les informations sur la façon dont les visiteurs interagissent avec le site Web afin de fournir des rapports d'analyse. | 1 an |
| SM | Microsoft Clarity | Synchronise le MUID sur les domaines Microsoft. | Session |
| _ga | Google Analytics | Calcule les données des visiteurs, des sessions et des campagnes et suit l'utilisation du site de manière anonyme. | 13 mois |
| ga* | Google Analytics | Enregistre et compte les pages vues. | 13 mois |
| FPAU | Google Tag Manager | Collecte les données d'analyse et de rapport. | 3 mois |
| _clck | Microsoft Clarity | Conserve l'ID utilisateur Clarity du navigateur et les paramètres. | 1 an |
| _clsk | Microsoft Clarity | Consolide les pages vues d'un utilisateur en un seul enregistrement de session. | 1 jour |
| MR | Bing | Collecte les informations des utilisateurs à des fins d'analyse. | 7 jours |
| bugsnag-anonymous-id | BugSNAQ/Juicer | Utilisé à des fins de rapport de bogues et d'analyse. | Persistant |
5.3 Cookies de performance
Ces cookies sont utilisés pour améliorer la fonctionnalité et les performances du site.
| ID du cookie | Fournisseur | Objectif | Durée du cookie |
|---|---|---|---|
| SRM_B | Microsoft Advertising | Utilisé comme identifiant unique pour les visiteurs. | 1 an |
5.4 Cookies publicitaires
Ces cookies sont utilisés pour vous livrer des publicités pertinentes.
| ID du cookie | Fournisseur | Objectif | Durée du cookie |
|---|---|---|---|
| _gcl_au | Google Tag Manager | Mesure l'efficacité des campagnes publicitaires. | 3 mois |
| MUID | Microsoft Clarity/Bing | Reconnaît les navigateurs uniques et soutient la publicité, l'analyse et d'autres opérations. | 1 an |
| ANONCHK | Bing | Stocke l'ID de session d'un utilisateur et vérifie les clics sur les annonces. | 11 minutes |
5.5 Services Google
Nous utilisons les services Google, tels que Google Analytics et Google Tag Manager, qui peuvent traiter des données personnelles. Pour comprendre comment Google utilise vos informations, veuillez consulter :
- Comment Google utilise les informations des sites ou applications
- Politique de confidentialité et conditions de Google
- Centre de sécurité Google
5.6 Gestion des cookies
Vous pouvez gérer ou retirer votre consentement aux cookies à tout moment en utilisant notre banneau alimenté par CookieYes ou en ajustant les paramètres de votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies.
Veuillez noter que le blocage de certains types de cookies peut affecter votre expérience du site et les services que nous sommes en mesure de fournir.
