Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 10 maart 2026
Dit beleid vormt een aanvulling op de algemene voorwaarden van de Site, waarvan het een integraal onderdeel uitmaakt, om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens op de Site.
1. DEFINITIES
De termen die met een hoofdletter beginnen verwijzen naar de volgende definities:
De « Vennootschap » of « wij » betekent het bedrijf HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Zwitserland - help@fileworld.co.
De « Portal » betekent de website(s) toegankelijk via de URL-link https://fileworld.co en eventuele subsite(s) die toegang bieden tot een contentweergaveomgeving, een voor klanten gereserveerde cloudruimte, enz. die door het Bedrijf ter beschikking worden gesteld.
de term « U » verwijst naar de personen op wie de Verwerking op de Site betrekking heeft (gebruikers, prospects, klanten, enz.).
Het « Beleid » verwijst naar dit privacybeschermingsbeleid.
« Gegevens » betekent elke informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (« de betrokkene »), rechtstreeks of onrechtstreeks, met name door verwijzing naar een identificator (naam, identificatienummer, locatiegegevens, online identificator, enz.) of naar een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn/haar identiteit.
« Verwerking » verwijst naar elke handeling die op de Gegevens wordt toegepast (verzameling, registratie, organisatie, opslag, aanpassing, communicatie door overdracht, verspreiding, verwijdering, enz.)
Een « Verwerkingsverantwoordelijke » is de persoon die, alleen of gezamenlijk met anderen, de doeleinden en middelen van de Verwerking vaststelt, en een « Verwerkingsverantwoordelijke » is de persoon die de Gegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke. Op de Site, tenzij anders vermeld, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens.
Een « Ontvanger » is de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of elk ander orgaan dat persoonsgegevens ontvangt, ongeacht of het al dan niet om een derde gaat.
De « Verordening » betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (« AVG »); wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 inzake informatica, bestanden en vrijheden; de regels inzake commerciële prospectie zoals voorzien in de Post- en Telecommunicatiecode, en meer in het algemeen de wetten en voorschriften die van toepassing zijn op de Verwerkingen van Gegevens die wij uitvoeren.
2. WEBSITE VAN DE VENNOOTSCHAP EN COMMERCIËLE PROSPECTIE
HelloSoftware SA treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke, belast met het verzamelen, verwerken en opslaan van persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming om uw privacy te waarborgen
De Site presenteert de activiteiten van onze Vennootschap en verschillende formulieren (contact, inschrijving op de nieuwsbrief, enz.). Door de formulieren in te vullen en met ons te communiceren via de Site, verstrekt u ons de volgende categorieën informatie:
- Identiteitsgegevens: aanhef/geslacht; achternaam; voornaam; en facultatief kunnen wij uw geboortedatum vragen om u verjaardagsaanbiedingen te doen;
- Contact- en correspondentiegegevens: e-mailadres; postadres (adres, postcode, stad); telefoonnummer; in het geval van een verzoek aan de klantenservice, de aard en de inhoud van uw verzoek.
- Beoordelingen en bijdragen: pseudoniem, datum van de beoordeling, inhoud van de beoordeling, betrokken product of dienst, profielfoto die eventueel aan de beoordeling is toegevoegd; het Bedrijf kan zijn Site verrijken door beoordelingen en bijdragen van zijn klanten die op andere sites (met name sociale netwerken) vrij toegankelijk zijn voor het publiek te verzamelen en opnieuw te publiceren;
- De gegevens die nodig zijn voor loyaliteitsdoeleinden, prospectie, onderzoeken, enquêtes, producttests en promotionele acties ;
- De gegevens met betrekking tot de organisatie en verwerking van wedstrijden, loterijen en elke promotionele actie ;
- De gegevens die worden verzameld in het kader van de uitoefening van de door de regelgeving voorziene rechten.
In accordance with our legitimate interests, and where necessary for the performance of pre-contractual measures taken at your request or of a contract, we process the above-mentioned data for the following purposes:
- Presentation of the Company's products and services;
- Management, processing and tracking of requests and interactions with the Company, via the Platform (where applicable by offering you a chatbot, a call-booking tool, etc.);
- Management of the relationship with prospects;
- Management of user reviews of the Company's products, services or content;
- Lead generation and/or information mailing, management of technical canvassing campaigns, selection of users to carry out loyalty actions, prospecting, surveys, product tests, etc.;
- Organisation of contests, lotteries or any promotional operation on the Platform.
Data used for managing commercial canvassing are kept for a maximum of three years from the last active contact of the prospect or customer, and earlier if you withdraw your consent to receive messages from us. Data relating to reviews and contributions are retained for as long as the review remains publicly accessible on the site.
In accordance with our legal obligations, identity and contact data will also be processed for the following purposes:
- Updating our prospecting files by the organisation in charge of managing the telephone marketing opt-out list, in application of the provisions of the Consumer Code
- Management of requests to exercise rights of access, rectification and objection, and more generally the rights described in the Policy.
3. ONLINE ABONNEMENTEN
De Site stelt u in staat om online een abonnement af te sluiten, wat ertoe leidt dat wij de volgende Gegevens verwerken :
- Identity and contact data
- Data relating to the contractual and commercial relationship: Details of the order content; pre-contractual exchanges and those relating to the order (subject, date, etc.); communications with the Company.
- Payment and transaction data: transaction date, amount, payment method, order number, billing data;
This information is required to manage our client-prospect database, and more specifically for the following purposes in accordance with our General Terms accepted when placing the order on the Platform and with our legal obligations:
- Carrying out operations relating to file management concerning: subscriptions; orders; delivery of the product or the service; statutory and commercial warranties; invoices; accounting and monitoring of the commercial relationship (after-sales service) including reviews of the Company's offers;
- Preventing and combating fraud and payment fraud, including credit-card fraud;
- Managing unpaid amounts and disputes, provided they do not concern offences and/or lead to a person being deprived of a right, benefit or contract.
Secure payment. All transactions carried out on our Site are secure. Credit card payments are processed by our payment service providers ("PSPs"), as indicated in our general terms or on the order page of our products and services. We use an SSL encryption system to protect your personal data and the payment methods used. At no time do we have direct access to your banking details through this channel.
Retention period. The personal data we process are retained for the periods set out in the table below.
| Data concerned | Retention period |
|---|---|
| Data processed for commercial canvassing purposes | 3 years from the last active behaviour of the prospect or from data collection |
| Data necessary for processing your order and managing contractual and commercial relationships | 3 years from the last active behaviour of the customer or, failing that, the end of the contractual relationship. For accounting documents (purchase orders, delivery notes, customer invoices): 10 years from the end of the financial year |
| Purchase orders under €120.00 | 5 years from the conclusion of the contract. |
| Purchase orders over €120.00 | 10 years from the date of delivery or service. |
| Bank details: in the case of a one-off payment | 13 maanden for immediate-debit payment cards and 15 months for deferred-debit payment cards from the debit date (to deal with any dispute) |
| Bank details: for subscriptions with tacit renewal | 13 maanden for immediate-debit payment cards and 15 months for deferred-debit payment cards from the debit date of the last payment due at the end of the subscription period (to deal with any disputes) |
4. AANMAKEN VAN EEN ACCOUNT
Er wordt automatisch een persoonlijk account aangemaakt op basis van de informatie die u bij uw bestelling op de Site hebt verstrekt.
Om het account te leveren en te beheren, worden de volgende gegevens verwerkt :
- Identity and contact data
- Account login data: username, password; which can be recorded automatically on the Platform only if you give your consent via your browser settings;
- Account access and usage data: IP address, connection time, connection duration, account settings, data related to the use of account features.
5. GEBRUIK VAN COOKIES
Wanneer u onze site bezoekt, kunnen cookies en soortgelijke technologieën op uw apparaat worden geplaatst, mits uw toestemming wanneer de wet dit vereist. Cookies zijn kleine tekstbestanden die uw browser kunnen herkennen, informatie opslaan en bepaalde gegevens over uw gebruik van de site volgen.
Wij gebruiken verschillende categorieën cookies:
5.1 Strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn essentieel voor de werking van de site en kunnen in onze systemen niet worden uitgeschakeld. Ze worden doorgaans geïnstalleerd naar aanleiding van handelingen die u uitvoert, zoals het invullen van formulieren of het instellen van voorkeuren voor gegevensbescherming.
5.2 Analysecookies
Met deze cookies kunnen wij het verkeer en het gebruik meten om de prestaties van de site te optimaliseren.
| Cookie-ID | Aanbieder | Doel | Bewaartermijn cookie |
|---|---|---|---|
| CLID | Microsoft Clarity | Slaat informatie op over hoe bezoekers met de website interageren om analysemeldingen te genereren. | 1 jaar |
| SM | Microsoft Clarity | Synchroniseert de MUID over Microsoft-domeinen. | Sessie |
| _ga | Google Analytics | Berekent gegevens over bezoekers, sessies en campagnes en volgt het anonieme gebruik van de site. | 13 maanden |
| ga* | Google Analytics | Registreert en telt paginabezoeken. | 13 maanden |
| FPAU | Google Tag Manager | Verzamelt gegevens voor analyse en rapportage. | 3 maanden |
| _clck | Microsoft Clarity | Bewaart de Clarity-gebruikers-ID en instellingen van de browser. | 1 jaar |
| _clsk | Microsoft Clarity | Bundelt de paginabezoeken van een gebruiker in één sessierecord. | 1 dag |
| MR | Bing | Verzamelt gebruikersinformatie voor analytische doeleinden. | 7 dagen |
| bugsnag-anonymous-id | BugSNAQ/Juicer | Wordt gebruikt voor bugrapporten en analytische doeleinden. | Permanent |
5.3 Prestatiecookies
Deze cookies worden gebruikt om de functionaliteit en prestaties van de site te verbeteren.
| Cookie-ID | Aanbieder | Doel | Bewaartermijn cookie |
|---|---|---|---|
| SRM_B | Microsoft Advertising | Gebruikt als unieke identificatie voor bezoekers. | 1 jaar |
5.4 Advertentiecookies
Deze cookies worden gebruikt om u relevante advertenties aan te bieden.
| Cookie-ID | Aanbieder | Doel | Bewaartermijn cookie |
|---|---|---|---|
| _gcl_au | Google Tag Manager | Meet de doeltreffendheid van advertentiecampagnes. | 3 maanden |
| MUID | Microsoft Clarity/Bing | Herkennen unieke browsers en ondersteunt advertenties, analyse en andere bewerkingen. | 1 jaar |
| ANONCHK | Bing | Slaat de sessie-ID van een gebruiker op en controleert advertentieklikken. | 11 minuten |
5.5 Google-services
Wij maken gebruik van Google-services, zoals Google Analytics en Google Tag Manager, die persoonsgegevens kunnen verwerken. Raadpleeg voor informatie over hoe Google uw gegevens gebruikt:
5.6 Cookiebeheer
U kunt uw toestemming voor cookies op elk moment beheren of intrekken via onze cookie-banner, aangedreven door CookieYes, of door de instellingen van uw browser zo in te stellen dat cookies worden geweigerd of verwijderd.
Houd er rekening mee dat het blokkeren van bepaalde typen cookies gevolgen kan hebben voor uw ervaring op de site en voor de diensten die wij kunnen leveren.
