Politique de confidentialité
FileWorld
Dernière mise à jour : 10 February 2025
La présente politique complète les conditions générales du Site, dont elle fait partie intégrante, pour vous informer sur les traitements de données à caractère personnel opérés sur le Site.
1. DÉFINITIONS
Les termes assortis d’une majuscule renvoient aux définitions suivantes :
La "Société" ou "nous" désigne la société HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Suisse - help@fileworld.co.
Le "Site" désigne le(s) site(s) internet accessible(s) via le lien URL https://fileworld.co et tout sous-site qu'ils peuvent avoir, permettant d'accéder à une zone de consultation de contenu, un espace réservé aux clients, etc., fourni par la Société.
"Vous" désigne les personnes concernées par le Traitement effectué sur le Site (utilisateurs, prospects, clients...).
La "Politique" désigne la présente politique de confidentialité.
Une "Donnée" désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la "personne concernée") directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne…) ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité.
Un "Traitement" correspond à toute opération appliquée à des Données (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, communication par transmission, diffusion, effacement…).
Un « Responsable du Traitement » est celui qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant » est celui qui traite des Données pour le compte du responsable du traitement. Sur le Site, sauf mention contraire, nous sommes responsable de traitement des Données.
Un « Destinataire » est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
Le « Règlement » désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (‘’RGPD’’) ; la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; les règles applicables en matière de prospection commerciale prévues par le Code des postes et des télécommunications, et plus généralement les lois et règlements applicables aux Traitements de Données que nous réalisons.
2. SITE INTERNET ENTREPRISE ET PROSPECTION COMMERCIALE
Le Site présente les activités de notre Société et divers formulaires (contact, abonnement à la newsletter...). En remplissant les formulaires et en communiquant avec nous via le Site, vous nous transmettez les catégories d'informations suivantes :
- Données d'identité : civilité/genre ; nom ; prénom ; et à titre facultatif, nous pourrons vous demander votre date de naissance pour proposer des offres d’anniversaire ;
- Données de contact et de correspondance : adresse mail ; adresse postale (adresse, code postal, ville); numéro de téléphone; En cas de demande auprès du service client, la nature de votre demande et le contenu de votre demande.
- Données des avis et contributions : pseudonyme, date de l’avis, contenu de l’avis, produit ou service concerné, le cas échéant photo de profil rattachée à l’avis ; La Société pourra enrichir son Site en collectant et republiant les avis et contributions émis relativement à ses offres par ses clients sur d’autres sites (notamment les réseaux sociaux) lorsque ces contributions sont librement accessibles au public;
- Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion ;
- Données relatives à l’organisation et au traitement des jeux concours, de loteries et de toute opération promotionnelle ;
- Données collectées par le biais des actions d’exercice des droits consacrés par la Réglementation.
Conformément à notre intérêt légitime, et le cas échéant lorsque cela est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou d'un contrat, nous réalisons des traitements sur les Données susvisées pour les finalités suivantes :
- Présentation des produits et services de la Société ;
- Gestion, traitement et suivi des demandes et échanges avec la Société, via le Site (le cas échéant en vous proposant un chatbot, un outil de réservation d'appel...) ;
- Gestion de la relation avec les prospects ;
- Gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus de la Société ;
- Prospection et/ou envoi d'informations, gestion des opérations techniques de prospection, choix des personnes pour réaliser des actions de fidélisation, prospection, sondage, test produit ;
- Organisation de jeux concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle sur le Site.
Les données utilisées à des fins de gestion de la prospection commerciale sont conservées au maximum pendant trois ans à compter du dernier contact actif émanant du prospect ou client, et avant en cas de retrait de votre consentement à recevoir des messages de notre part. Les Données des avis et contributions sont conservées pendant la durée d’accès au public de l’avis sur le Site.
Conformément à nos obligations légales, les données d’identité et de contact feront également l’objet de Traitement pour les finalités suivantes :
- Actualisation de ses fichiers de prospection par l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du code de la consommation
- Gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, et plus généralement des droits décrits dans la Politique.
3. ABONNEMENTS EN LIGNE
Le Site permet de souscrire des abonnements en ligne, ce qui nous amène à effectuer des Traitements sur les Données suivantes :
- Données d'identité et de contact
- Données relatives à la relation contractuelle et commerciale : Détails du contenu de la commande ; Echanges précontractuels et relatifs à la commande (objet, date…) ; Communications avec la Société.
- Données de paiement et transactionnelles : date de la transaction, montant, moyen de paiement, numéro de commande, données de facturation ;
Ces informations sont nécessaires à la gestion de notre fichier clients-prospects, et plus précisément pour les finalités suivantes conformément à nos CGV acceptées lors de la commande sur le Site et à nos obligations légales :
- Effectuer les opérations relatives à la gestion des fichiers concernant : les abonnements ; les commandes ; la délivrance du produit ou service ; les garanties légales et commerciales ; les factures ; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale (service après-vente) y compris pour les avis sur les offres de la Société ;
- Prévention et lutte contre la fraude et aux moyens de paiement et notamment contre la fraude à la carte bancaire ;
- Gestion des impayés et du contentieux, à condition qu’elle ne porte pas sur des infractions et/ou qu’elle n'entraîne pas une exclusion de la personne du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat.
Paiement sécurisé. Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte bancaire sont assurés par nos prestataire de service de paiement (« PSP »), tels qu’indiqués dans nos conditions générales ou dans la page de commande de nos produits et services. Nous disposons ainsi d’un système de cryptage SSL pour protéger vos données personnelles ainsi que les moyens de paiement utilisés. A aucun moment, nous ne sommes directement en possession de vos coordonnées bancaires grâce à ce processus.
Durées de conservation. Les données personnelles que nous traitons sont conservées pendant les durées présentées dans le tableau ci-dessous.
| Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|
| Données traitées à des fins de prospection commerciale | 3 ans à compter du dernier comportement actif du prospect ou de la collecte des Données |
| Données nécessaires au traitement de votre commande et à la gestion des relations contractuelles et commerciales | 3 ans à compter du dernier comportement actif du client ou à défaut, à compter de la fin de la relation contractuelle. Pour les pièces comptables (bons de commande, bons de livraison, factures client) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Contrats de commande portant sur un montant inférieur à 120,00 euros | 5 ans à compter de la conclusion du contrat. |
| Contrats de commande portant sur un montant supérieur à 120,00 euros | 10 ans à compter de la date de livraison ou de la prestation de service. |
| Coordonnées bancaires : en cas de paiement unique | 13 mois pour les cartes de paiement à débit immédiat et 15 mois pour les cartes de paiement à débit différé à compter de la date de débit (aux fins de réponse à une éventuelle contestation) |
| Coordonnées bancaires : en cas de souscription d’un abonnement avec tacite reconduction | 13 mois pour les cartes de paiement à débit immédiat et 15 mois pour les cartes de paiement à débit différé à compter de la date de débit de la dernière échéance de paiement, survenant au terme de l’abonnement (aux fins de réponse à une éventuelle contestation) |
4. CRÉATION D'UN COMPTE
Un compte personnel est automatiquement créé sur la base des informations fournies lors de votre commande sur le Site.
Pour la fourniture et la gestion du compte, les informations suivantes feront l’objet de traitements:
- Données d'identité et de contact
- Données de connexion au compte : identifiant, mot de passe; lesquels pourront être enregistrés automatiquement sur le Site que si vous y consentez via les paramètres de votre navigateur ;
- Données d'accès et d'utilisation du compte : adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, paramètres du compte, données relatives à l’utilisation des éventuelles fonctionnalités du compte.